L’accesso agli atti e ai documenti amministrativi costituisce principio generale dell’attività amministrativa volto a favorire la partecipazione del privato e assicurare l’imparzialità e la trasparenza della P.A.
Chi può esercitare il diritto di accesso?
Il diritto di accesso agli atti amministrativi (cd. Accesso Documentale) è garantito a chiunque abbia un interesse diretto, concreto ed attuale corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale l’accesso è richiesto.
E infatti, l’art. 22, comma, 3 Legge n. 241 del 1990 stabilisce il principio generale di accessibilità agli atti, ad eccezione di quelli indicati all’art. 24, commi da 1 a 6 (si veda sul punto Adunanza Plenaria Consiglio di Stato, Sentenza n. 19 del 25 settembre 2020).
E’ il caso di precisare che non sono comunque ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell’operato delle Pubbliche Amministrazioni.
Quando il diritto di accesso è escluso?
Il diritto di accesso è dunque escluso, ai sensi dell’art. 24 L. 241/90:
- per i documenti ricoperti da segreto di Stato;
- nei procedimenti tributari;
- nei confronti dell’attività della pubblica amministrazione diretta all’emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e programmazione;
- nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a soggetti terzi, invero sugli altri vige il diritto di accesso.
Le singole P.A. hanno comunque la facoltà di individuare categorie di documenti da esse formate o rientranti nella loro disponibilità sottratti all’accesso.
Anche il Governo può prevedere casi di sottrazione all’accesso di documenti amministrativi quando:
- dalla loro divulgazione possa derivare una lesione, specifica e individuata, alla sicurezza e alla difesa nazionale, all’esercizio della sovranità nazionale e alla continuità e alla correttezza delle relazioni internazionali, con particolare riferimento alle ipotesi previste dai trattati e dalle relative leggi di attuazione;
- l’accesso possa arrecare pregiudizio ai processi di formazione, di determinazione e di attuazione della politica monetaria e valutaria;
- i documenti riguardino le strutture, i mezzi, le dotazioni, il personale e le azioni strettamente strumentali alla tutela dell’ordine pubblico, alla prevenzione e alla repressione della criminalità con particolare riferimento alle tecniche investigative, alla identità delle fonti di informazione e alla sicurezza dei beni e delle persone coinvolte, all’attività di polizia giudiziaria e di conduzione delle indagini;
- i documenti riguardino la vita privata o la riservatezza di persone fisiche, persone giuridiche, gruppi, imprese e associazioni, con particolare riferimento agli interessi epistolare, sanitario, professionale, finanziario, industriale e commerciale di cui siano in concreto titolari, ancorché i relativi dati siano forniti all’amministrazione dagli stessi soggetti cui si riferiscono;
- i documenti riguardino l’attività in corso di contrattazione collettiva nazionale di lavoro e gli atti interni connessi all’espletamento del relativo mandato.
Cosa si intende per “Accesso Difensivo”?
La disciplina di riferimento consente comunque al richiedente il Cd. “Accesso difensivo,” ossia l’accesso ai documenti indispensabili e finalizzati a curare o difendere i propri interessi giuridici.
E infatti, il 7 ed ultimo comma dell’art. 24 prevede che “Deve comunque essere garantito ai richiedenti l’accesso ai documenti amministrativi la cui conoscenza sia necessaria per curare o per difendere i propri interessi giuridici. Nel caso di documenti contenenti dati sensibili e giudiziari, l’accesso è consentito nei limiti in cui sia strettamente indispensabile e nei termini previsti dall’articolo 60 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, in caso di dati idonei a rivelare lo stato di salute e la vita sessuale”.
La suddetta norma individua dunque un’autonoma funzione dell’accesso e la disicplina come un’eccezione rispetto all’elenco delle esclusioni dal diritto di accesso.
Quali sono i requisiti necessari e cosa deve valutare la P.A.?
Come chiarito dall’Adunanza Plenaria del Consiglio di Stato con la Sentenza n. 4/2021, nel caso in cui venga formulata un’istanza di accesso ai documenti finalizzata alla difesa giudiziale, la P.A. deve valutare la sussistenza di un certo collegamento tra atti richiesti e difese da articolare in un processo già pendente.
Nello specifico la P.A. deve verificare:
- che si tratti di interesse ostensivo diretto, concreto ed attuale alla cura in giudizio di determinate fattispecie;
- sussista un certo “collegamento” tra atti richiesti e difese da apprestare;
- la richiesta ostensiva sia adeguatamente e diffusamente motivata dalla parte istante; con esclusione, dunque, di generici riferimenti “a non meglio precisate esigenze probatorie e difensive, siano esse riferite a un processo già pendente oppure ancora instaurando”. Ciò in quanto “l’ostensione del documento passa attraverso un rigoroso vaglio circa l’appena descritto nesso di strumentalità necessaria tra la documentazione richiesta e la situazione finale controversa”;
Il Consiglio di Stato, Sez. IV, con la recentissima Sentenza n. 10277/2022 del 22.11.2022, ha precisato che quanto al rapporto tra “Accesso Difensivo” e tutela della riservatezza occorre distinguere tra:
- riservatezza “semplice” (categoria in cui rientra proprio la tutela ai dati finanziari ed economici), in ordine alla quale l’interesse difensivo è ritenuto tendenzialmente prevalente;
- riservatezza “rafforzata”, nell’ambito della quale vanno annoverati dati “sensibili” (es. origini razziali e convinzioni politiche e religiose nonché eventuali vicende giudiziarie) e dati “supersensibili” (es. salute e orientamento sessuale), rispetto ai quali l’interesse difensivo deve di volta in volta essere bilanciato secondo criteri di necessarietà, indispensabilità e parità di rango.
Quando non può essere negato dalla P.A. l’Accesso Difensivo?
Dunque, non può essere negato l’accesso ai documenti laddove vi sia:
- un interesse diretto, concreto e attuale all’accesso agli atti richiesti, sussista tra le parti un contenzioso per cui vi sia un’esigenza difensiva sottesa all’istanza di accesso agli atti,
- l’istanza sia idoneamente motivata e documentata dalla parte istante;
- le ragioni di privacy siano di rilevanza “semplice”, dovendo queste recedere rispetto all’interesse difensivo dell’istante, che risulta essere prevalente.
Un diniego in questi casi sarebbe illegittimo e passibile di impugnazione avanti a Tribunale Amministrativo competente.
